C’est le mois d’août, votre activité est peut-être plus au repos en cette période, alors pourquoi ne pas en profiter pour faire un petit tri sur les papiers de votre entreprise. Que vous soyez une TPE ou un artisan en Avignon, vous devez gérer la conservation des documents administratifs et comptables pour vous faciliter la gestion de votre entreprise. Vous ne savez peut-être pas mais l’archivage des papiers pour une entreprise, toute petite soit-elle est une obligation légale.
Pourquoi converser vos papiers ?
Il est important de conserver vos documents d’entreprises car ils peuvent être utiles en cas de litige avec vos clients ou avec l’administration fiscale.
Les délais de conservation de vos papiers varient selon les types de documents : pour les documents commerciaux, documents fiscaux ou documents bancaires, etc les dates d’archivage ne seront pas les mêmes. Chaque type document fait référence à des textes de loi de référence tel que le Code du Travail, Code du Commerce, le livre des procédures fiscales entre autres.
A défaut de présentation des documents une sanction pouvant s’élever à une amande de 10000 euros selon l’article 1734 du code Général de Impôts, est applicable dans certains cas précis. Rapprochez-vous de votre cabinet d’expertise comptable sur Avignon, Monteux si vous avez une entreprise dans le Vaucluse.
La conservation des documents est donc impérative pour une TPE, nous allons voir combien de temps garder vos papiers.
Combien de temps conserver ses papiers ?
Tout d’abord en ce qui concerne les documents fiscaux, vous devez conserver pendant 6 ans vos déclarations d’impôts sur le revenu, déclaration de TVA, mais aussi tout ce qui concerne les impôts sur les sociétés, la cotisation foncière des entreprises (CFE), BIC, BNC
Pour ce qui est des documents sociaux, les papiers relatifs aux charges sociales, salaires, feuille de présence, rapport du gérant selon le statut de votre entreprise doivent être conservés au moins 3 ans. Ils sont conservés généralement 10 ans mais 3 ans est le minimum légal.
Même si vous cessez votre activité ou que votre entreprise en en liquidation judiciaire, vous devez conserver les statuts de votre société pendant encore 5 ans, à partir de la date de radiation.
Toutes les pièces comptables doivent être conservées 10 ans, le grand livre, le livre d’inventaire … mais également toutes les pièces justificatives comme les bons de commande, les factures clients ou fournisseurs, etc.
Pour la conservation des documents civils et commerciaux, comme les contrats, correspondance commerciale, document bancaire … vous devez les archiver 5 ans.