Vous avez l’obligation en tant qu’employeur de rembourser les frais de vos salariés supportés dans le cadre de votre activité professionnelle. Mais dans les notes de frais, savez-vous quelles dépenses sont prises en charge par votre société et que vous devez obligatoirement rembourser ? Comment mettre en place ces notes de frais auprès de vos salariés si vous avez une TPE dans le Grand Avignon?
Préparer un modèle de notes de frais pour vos salariés
Pour ce faire rembourser votre salarié doit vous présenter un document excel ou un tableau précisant un certain nombre d’informations (lieu, date, montant etc…) pour vous permettre de calculer son remboursement.
Afin de vous simplifier la gestion des notes de frais de vos salariés et de vous éviter tout malentendu sur ce qui est pris en charge ou non, nous vous recommandons d’éditer vous-même un modèle ou de solliciter votre conseil expert comptable pour vous le préparer.
Dans votre tableau par exemple, vous pourrez insérer une colonne avec le montant de la TVA déductible pour votre comptabilité, celle-ci n’étant pas la même selon si les dépenses concernent la restauration, les frais postaux, les frais d’essence, etc.
Quelles dépenses sont prises en charge dans les notes de frais ?
Voici une liste non exhaustive de frais couramment pris en charge dans les notes de frais de vos salariés :
– les frais de déplacement
Cela concerne les frais d’essence lorsque votre salarié prend sa voiture pour ses déplacements professionnels, il comptera dans ce cas le trajet entre son travail et la destination de sa clientèle (mais non ses déplacements entre son bureau et son logement personnel).
Le calcul des frais de déplacement dépend de la puissance fiscale de sa voiture (voir le calcul des indemnités kilométriques ici).
Sont également compris les frais de parking et de péages. Tous les frais doivent être justifiés avec les tickets pour les péages et le parking.
– les frais de restauration
les frais de restauration pour les invitations de clients à déjeuner doivent comprendre également les noms des clients et leurs fonctions. L’hébergement est lui pris en charge si il justifie de réserver un hôtel soir au delà de 50 km de distance du lieu de travail ou du lieu du domicile.
– les frais de télétravail
Les notes de frais évoluent au gré du monde du travail et le télétravail entrainant de nouveaux frais de matériaux, prend également en charge certains frais, tel que le forfait internet ou le forfait de votre mobile.
Prenez contact avec votre expert comptable dès maintenant pour vérifiez le bon établissement des notes de frais auprès de vos salariés.