Le délai de conservation de documents de votre entreprise, quelle que soit son statut en France est obligatoire. Que vous soyez une petite entreprise, PME, ou même auto-entrepreneur, vous vous devez de stocker vos documents dans l’entreprise de 1 an à plus de 30 ans.
Ce délai de conservation varie en fonction de la nature et du type de document.
Voici un petit mémo de nos experts à Lamanon, à garder sous la main qui vous facilitera le classement par ordre chronologique pour ne plus perdre de temps, en cas de contrôle ou de litige.
Combien d’années conserver les documents d’une entreprise ?
Il existe 5 catégories principales de documents que vous devez conserver : les documents fiscaux, documents civils et commerciaux, documents de gestion du personnel, documents sociaux et bien évidemment les documents comptables.
Pour vous faciliter le classement, voici un petit récapitulatif par ordre chronologique :
- à conserver 30 ans minimum :
- contrat d’acquisition ou de cession des biens immobiliers et fonciers
- à conserver 10 ans minimum à partir de la clôture de l’exercice :
- les livres et registres comptables (grand livre, livre de journal …)
- les pièces justificatives : bons de commande, factures clients, bons de livraison, factures fournisseur (matière première, électricité)
- à conserver 6 ans minimum à compter de la rédaction du document ou de la dernière opération enregistrée :
- documents fiscaux, impôts directs et indirects (cotisation foncière des entreprises, impôt sur le revenu et sur les sociétés, taxe foncière, taxe d’habitation, contribution à l’audiovisuel public)
- taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées)
- documents juridiques (registre spécial des procès-verbaux)
- rapports de gestion rédigés par le représentant légal de l’entreprise, rapports des commissaires aux comptes
- à conserver jusqu’à 5 ans:
- documents commerciaux et civils (contrat de relation commerciale ou de correspondance commerciale)
- documents bancaires (talon de chèque, relevé de compte bancaire)
- tous documents propres à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, modèle déposé, dépôt de marque)
- à conserver jusqu’à 3 ans:
- déclarations de douane
- convocations
- feuilles de présence
Stockage de documents d’entreprise
Il existe plusieurs manières pour une entreprise de conserver ces données.
Le stockage physique des documents peut se faire sur clé usb ou disque dur. Il existe également des logiciels de stockage et d’archivage de documents.
Le stockage sur cloud sécurisé se développe également de plus en plus.